Zasadniczo przepisy prawa pracy nie wskazują terminu, w którym pracownik powinien złożyć wniosek o urlop, zatem często pracownicy mają wątpliwości z jakim wyprzedzeniem powinni wystąpić do pracodawcy ze swoim żądaniem. Wskazać należy, że prawo do urlopu wypoczynkowego jest prawem osobistym i niezbywalnym, a pracownik, który je nabył, nie może się go zrzec ani przenieść na inną osobę. Pracownik ma prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego oraz może go wykorzystać w roku kalendarzowym, w którym uzyskał do niego prawo, zaś pracodawca jest zobowiązany mu go udzielić. Z tego też względu niektórzy pracodawcy na początku roku ustalają plan urlopów, uwzględniający wnioski pracowników, w oparciu o który później pracownicy wykorzystują swoje urlopy wypoczynkowe. Udzielenie pracownikowi urlopu wypoczynkowego jest więc obowiązkiem pracodawcy także wówczas, gdy w zakładzie pracy nie opracowano planu urlopów. W takiej sytuacji podstawą udzielenia pracownikowi urlopu wypoczynkowego jest decyzja pracodawcy.

W przypadku gdy u danego pracodawcy obowiązuje plan urlopów to tak naprawdę termin na złożenie wniosku o urlop wypoczynkowy nie jest dowolny. Po jego ustaleniu, późniejsze składanie wniosku o urlop wypoczynkowy jest praktycznie niemożliwe, gdyż jego termin został już ustalony. Pozostaje wtedy jedynie złożenie wniosku o przesunięcie terminu urlopu, który powinien być umotywowany ważnymi przyczynami albo wystąpiły szczególne potrzeby po stronie pracodawcy. Zatem tylko pracodawca ma prawo podjęcia decyzji o przesunięciu terminu wykorzystania przez pracownika zaplanowanego urlopu.

Nie wszyscy pracodawcy zobowiązani są jednak do tworzenia planu, w którym określane są terminy urlopów pracowniczych w danym roku kalendarzowym. Wówczas termin na wystąpienie z wnioskiem o urlop wypoczynkowy jest dowolny, jednakże indywidualny wniosek pracownika jest rozpatrywany przez pracodawcę i to od niego zależy, czy wniosek zostanie rozpatrzony pozytywnie czy negatywnie. Jedynym kryterium, którym powinien posłużyć się pracodawca przy podjęciu swojej decyzji jest interes zakładu pracy, a więc zapewnienie normalnego toku pracy w przypadku nieobecności pracownika. Zatem termin złożenia wniosku nie jest czynnikiem decydującym o jego pozytywnym rozpatrzeniu, ale czasami może mieć wypływ na decyzję pracodawcy. Odpowiednio wcześnie złożony wniosek pozwoli pracodawcy zapewnić normalny tok pracy, gdyż ma czas na zorganizowanie zastępstwa dla pracownika.

W praktyce często się zdarza, że pracownicy z przyczyn losowych składają swoje wnioski o urlop w krótkim czasie przed jego planowanym rozpoczęciem (np. dzień wcześniej). Wtedy od decyzji pracodawcy zależy czy udzieli pracownikowi urlopu we wskazanym terminie. Może również odmówić pracownikowi, w sytuacji gdy przez nieobecność pracownika zostanie zakłócone funkcjonowanie zakładu pracy. Podkreślić należy, że pracownikowi przysługuje również nie więcej niż cztery dni urlopu na żądanie w każdym roku kalendarzowym, przy czym nie jest on urlopem dodatkowym, tylko stanowi część urlopu wypoczynkowego. Jego istota polega na tym, że to pracownik decyduje, kiedy z niego skorzystać i nie musi on uzasadniać swojego żądania, a zasadniczo zgoda pracodawcy na wykorzystanie urlopu nie jest wymagana. Zatem w sytuacji gdy pracownik złoży swój wniosek o urlop w krótkim czasie przed jego planowanym rozpoczęciem (np. dzień wcześniej), a pracodawca nie wyrazi zgody na jego udzielenie z uzasadnionych przyczyn, pracownik ma zawsze jeszcze prawo do wystąpienia  z wnioskiem o udzielenie urlopu na żądanie. Wtedy  pracodawca jest zobowiązany do udzielenia urlopu w terminie wskazanym przez pracownika. Jednakże należy podkreślić, że jego obowiązek nie ma charakteru bezwzględnego, gdyż pracodawca może odmówić żądaniu pracownika ze względu na szczególne okoliczności albo interes zakładu pracy wymaga obecności pracownika w pracy.

Informujemy, że powyższy artykuł nie jest opinią ani poradą prawną i nie może służyć jako ekspertyza przed sądem, urzędem czy osobą prywatną. Proszę pamiętać, że ze względu na długość opracowania artykuł dostarcza jedynie informacji ogólnych, które w konkretnym przypadku nie mogą zastąpić porady prawnej.

Przypominamy, że osoby posiadające Ochronę Prawną CDO24 mogą zawsze, na bieżąco zasięgnąć dodatkowych informacji w departamencie prawnym CDO24 pod numerem telefonu 801 003 138. Pozostałe osoby zainteresowane posiadaniem ochrony prawnej zapraszamy do zapoznania się z ofertą CDO24./MK