Regulamin pracy to wewnętrzny akt prawny obowiązujący u danego pracodawcy, ustalający wewnętrzny porządek, organizację w zakładzie pracy oraz określający prawa i obowiązki zarówno pracownika jak i pracodawcy związane z procesem pracy. Regulamin pracy powinien być obowiązkowo utworzony przez pracodawcę, jeśli nie jest objęty układem zbiorowym pracy i zatrudnia 50 lub więcej pracowników. W przypadku gdy pracodawca zatrudnia mniej niż 50 pracowników wprowadzenie regulaminu pracy zależy od jego swobodnej decyzji, chyba, że z wnioskiem o ustanowienie regulaminu wystąpi zakładowa organizacja związkowa.  Regulamin pracy, w myśl kodeksu pracy, nie może jednak zawierać postanowień mniej korzystnych dla pracowników niż przepisy kodeksu pracy czy innych ustaw. Mogą być w nim uregulowane m.in. takie kwestie jak organizację pracy, warunki przebywania na terenie zakładu pracy w czasie pracy i po jej zakończeniu, wyposażenie pracowników w narzędzia i materiały, a także w odzież i obuwie robocze oraz w środki ochrony indywidualnej i higieny osobistej. W ostatnim czasie na skutek epidemii koronawirusa pracodawcy często dokonują zmian regulaminów pracy, wprowadzając dodatkowe reżimy sanitarne np. obowiązek dezynfekcji rąk czy noszenia odzieży ochronnej.  Na marginesie należy wskazać, iż zgodnie  z przepisami kodeksu pracy pracodawca może w regulaminie pracy określić maksymalną liczbę godzin nadliczbowych, do których w ciągu roku może być zobowiązany pracownik.

Zmiany w regulaminie pracy nie mają mocy wiążącej gdy zostały wprowadzone w sposób niezgodny z przepisami kodeksu pracy, w szczególności nie przeprowadzono konsultacji z zakładową organizacją związkową. Tryb procedury wprowadzania regulaminu jest jednak zależny od tego, czy u danego pracodawcy działa jedna czy też więcej organizacji związkowych.  Należy przypomnieć, że wprowadzenie zmian do regulaminu pracy, jeżeli w zakładzie istnieją związki zawodowe, odbywa się w kilku etapach. Aby wprowadzić zmiany do regulaminu pracy, najpierw pracodawca powinien przekazać działającym w zakładzie organizacjom związkowym projekt tych zmian. Następnie powinni ustalić termin, do którego pracodawca i związki zawodowe mają czas na uzgodnienie treści zmian do regulaminu pracy. Gdy u danego pracodawcy działa jedna organizacja związkowa pracodawca powinien zatem najpierw ustalić z organizacją związkową termin na przeprowadzenie procedury negocjacji. Natomiast jeżeli zakładzie działa kilka organizacji związkowych, mają one 30 dni na przedstawienie pracodawcy wspólnie uzgodnionego stanowiska w sprawie zaproponowanej przez pracodawcę zmiany regulaminu pracy.

Należy podkreślić, że regulamin pracy wydany przez pracodawcę bez wymaganego uzgodnienia z zakładową organizacją związkową nie ma mocy wiążącej. Natomiast w razie nieprzedstawienia przez organizacje związkowe działające u danego pracodawcy w terminie 30 dni wspólnie uzgodnionego stanowiska w kwestii zaproponowanego przez pracodawcę terminu prowadzenia konsultacji może on ustalić regulamin pracy bez uzgodnienia z tymi organizacjami. W przypadku, gdy organizacje związkowe nie przedstawią wspólnego stanowiska w przedmiocie projektu regulaminu – pracodawca ma prawo wprowadzić regulamin pracy samodzielnie. Jeżeli wszystkie działające u pracodawcy organizacje związkowe przedstawią wspólnie stanowisko, z którego będzie wynikało, że zgadzają się bez żadnych zastrzeżeń do proponowanej zmiany, to pracodawca może tę zmianę wprowadzić.  Natomiast w przypadku odmowy związku zawodowego co do wprowadzenia proponowanych zmian do regulaminu, pracodawca musiałby podporządkować się zdaniu związków.

W związku z  powyższym jeżeli więc w danym zakładzie pracy działa organizacja związkowa, pracodawca ma obowiązek współdziałania z nią w celu ustalenia treści regulaminu pracy. W przeciwnym wypadku, wydany przez pracodawcę regulamin pracy nie będzie miał mocy wiążącej./MK