Pracownicy wykorzystujący swoje samochody prywatne do celów służbowych – zarówno w jazdach lokalnych, jak i w podróżach służbowych – są uprawnieni do żądania od pracodawcy zwrotu kosztów zawiązanych z używaniem swojego samochodu na potrzeby firmy.

W świetle art. 775 § 1 K.p., za podróż służbową uznaje się wykonywanie przez pracownika na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, bądź poza stałym miejscem pracy pracownika. W przepisach brak jest definicji jazd lokalnych. Można przyjąć, iż są one przeciwieństwem podróży służbowych i dotyczą wykonywania zadań służbowych w obrębie miejscowości, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub miejscowości, w której pracownik ma wyznaczone stałe miejsce pracy.

Warunki zwrotu pracownikowi kosztów używania prywatnych pojazdów w celach służbowych do jazd lokalnych określa rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy(Dz. U. nr 27, poz. 271 ze zm.).

Podstawę do dokonania zwrotu kosztów używania przez pracownika prywatnego samochodu osobowego w celach służbowych do jazd lokalnych powinna stanowić umowa cywilnoprawna, zawarta pomiędzy pracodawcą a pracownikiem, o używanie pojazdu do celów służbowych. Zwrot powyższych kosztów może być rozliczany w formie miesięcznego ryczałtu pieniężnego lub na podstawie faktycznego przebiegu pojazdu (tzw. kilometrówki).

Kilometrówkę rozlicza się na podstawie stawek, zgodnie z faktycznym przebiegiem pojazdu.

Koszty wynikające z kilometrówki dla przejazdu 1 kilometra wynoszą dla samochodów osobowych:

o pojemności silnika do 900 cm3 – 0,5214 zł,
• o pojemności silnika ponad 900 cm3 – 0,8358 zł

Ryczałt stanowi iloczyn stawki za 1 km przejazdu i miesięcznego limitu kilometrów przyznanych pracownikowi przez pracodawcę. Rozporządzenie określa górną granicę miesięcznego limitu kilometrów, który uzależniony jest od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony:

1) 300 km – do 100 tys. mieszkańców,
2) 500 km – ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,
3) 700 km – ponad 500 tys. mieszkańców.

Na wyższy limit, nieprzekraczający jednak 1.500 km, mogą liczyć pracownicy służby leśnej oraz służby parków narodowych, a na limit nieprzekraczający 3.000 km – pracownicy służb ratowniczych i innych właściwych instytucji w sytuacji zagrożenia klęską żywiołową lub usuwania jej skutków, albo skutków katastrofy ekologicznej.

Pracownik jest obowiązany złożyć pisemne oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. Oświadczenie to powinno zawierać dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny) oraz określać ilość dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także ilość dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych. Kwotę ustalonego ryczałtu zmniejsza się o 1/22 za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Kwoty określone w Rozporządzeniu obejmują poza kosztem paliwa także wydatki na pokrycie kosztów eksploatacji auta tj. zużycie opon, oleju, żarówek, a ponadto opłaty za przejazd płatnymi drogami, opłaty parkingowe itp.
Zwrot kosztów, o ile nie przekraczają one kwot określonych w rozporządzeniu, nie stanowi przychodu pracownika. Jeżeli natomiast pracodawca postanowi zwrócić koszty podróży służbowej w kwocie wyższej niż określona w rozporządzeniu, nadwyżka będzie stanowiła przychód pracownika, a co za tym idzie, będzie należało odprowadzić od niej podatek dochodowy, a także zwiększyć podstawę wymiaru składek ubezpieczeniowych. Pracodawca może natomiast koszty podróży zwrócone pracownikowi zaliczyć jako koszty prowadzenia działalności, jednak tylko do wysokości kwot z rozporządzenia.

Informujemy, że powyższy artykuł nie jest opinią ani poradą prawną i nie może służyć jako ekspertyza przed sądem, urzędem czy osobą prywatną. Proszę pamiętać, że ze względu na długość opracowania artykuł dostarcza jedynie informacji ogólnych, które w konkretnym przypadku nie mogą zastąpić porady prawnej.

Przypominamy, że osoby posiadające Ochronę Prawną CDO24 mogą zawsze, na bieżąco zasięgnąć dodatkowych informacji w departamencie prawnym CDO24 pod numerem telefonu 801 003 138. Pozostałe osoby zainteresowane posiadaniem ochrony prawnej zapraszamy do zapoznania się z ofertą CDO24 na stronie internetowej www.cdo24.pl.

Autor: Agnieszka Tkocz